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문서관리

이 기능은 무엇인가요?​

문서관리 기능은 ISO 9001 7.5(문서화된 정보) 요구사항에 따라 품질 매뉴얼, 절차서, 지침서, 양식 등 품질 문서의 전체 수명주기(작성→검토→승인→배포→개정→폐기)를 관리하는 기능입니다.

문서 등급(Level 1 매뉴얼~Level 4 양식기록)에 따른 승인 체계와, ISO 조항 참조 기능으로 인증 심사 대응을 지원합니다.

업무 프로세스 개요​

포함된 화면​

화면용도주 사용자
문서관리문서 마스터 등록·검색·상태 관리문서 관리자
문서 개정이력문서 개정 이력 추적QA 매니저

관련 솔루션 연계​

솔루션연계 내용데이터 흐름
QMS 전자서명문서 승인 → 전자서명 적용문서 → 전자서명

시작하기​

1단계: 문서 체계 설정​

  1. 문서 유형(절차서/지침서/규정/기준서/양식)을 정의합니다
  2. 문서 등급별 검토·승인 체계를 설정합니다

2단계: 문서 운영​

  1. 문서를 작성하고 검토·승인 워크플로우를 진행합니다
  2. 승인 완료 시 배포처에 자동 배포됩니다
  3. 만료 30일 전 재검토 알림이 발송됩니다

업무 자동화​

별도의 수작업 없이 아래 규칙에 따라 데이터가 자동으로 계산·생성·검증됩니다.

안내

화면에서 데이터를 저장하면 시스템이 관련된 다른 화면의 데이터를 자동으로 갱신합니다. 예를 들어 문서 개정이력을 등록하면 문서마스터의 개정번호가 자동 갱신되고, 새 문서를 배포하면 이전 문서가 자동 폐기됩니다. 이 규칙은 데이터 정합성을 보장하며, 수작업 오류를 방지합니다.

이 메뉴의 업무 자동화 흐름

문서 개정이력 등록 → 개정횟수·개정번호 자동 갱신 → 새 문서 배포 시 이전 문서 자동 폐기

🔢 자동 계산​

개정이력을 추가/수정/삭제하면 개정 정보가 자동 계산됩니다.

문서 개정이력 등록 → 개정횟수/개정번호 자동 갱신​

문서 개정이력을 등록하면 문서마스터의 개정횟수와 현재 개정번호가 자동으로 업데이트됩니다.

  • 언제: 문서 개정이력 화면에서 개정 내역을 추가·수정·삭제할 때
  • 결과: 문서관리 화면의 개정횟수와 개정번호가 즉시 갱신됩니다

➡️ 자동 처리​

상태를 변경하면 관련 데이터가 자동으로 생성/갱신됩니다.

새 문서 배포 → 이전 문서 자동 폐기​

새 버전의 문서를 배포하면 이전 버전 문서가 자동으로 폐기됩니다.

  • 언제: 문서관리 화면에서 문서 상태를 '배포'로 변경할 때
  • 결과: 대체 대상으로 지정된 이전 문서의 상태가 자동으로 '폐기'로 변경됩니다. 구판 문서를 수동으로 폐기할 필요가 없습니다
참고: 데이터 구조

데이터 관계도​

관련 워크플로우​

  • 문서 작성 개시 (startEvent): -
  • 문서 초안 작성 (humanTask): 품질매뉴얼, 절차서, 지침서, 양식 등 문서 초안을 작성하고 관련 첨부파일을 등록합니다
  • 검토 승인 (approval): 검토자가 문서의 기술적 정확성, 표준 준수 여부, 관련 규정 적합성을 검토합니다
  • 최종 승인 (approval): 승인자가 문서의 최종 배포를 승인합니다 (ISO 9001 cl.7.5.2 작성 및 갱신)
  • 배포처 자동 배포 (autoTask): 승인된 문서를 지정된 배포처에 자동 배포하고 구판을 폐기 처리합니다 (ISO 9001 cl.7.5.3 문서화된 정보의 관리)
  • 교육 필요 여부 확인 (autoTask): 문서 유형과 변경 범위에 따라 관련 인원의 교육 필요 여부를 자동 판단합니다

테이블 요약​

문서관리마스터 (qms_document_master)​

컬럼명한글명타입설명
document_code문서코드VARCHAR *필수 *고유-
document_title문서제목VARCHAR *필수-
document_type문서유형ENUM(절차서, 지침서, 규정, 기준서, 양식, 외부문서, 매뉴얼) *필수-
document_level문서등급ENUM(Level1_매뉴얼, Level2_절차서, Level3_지침서, Level4_양식기록)-
current_version현재버전VARCHAR-
revision_number개정번호INT-
effective_date시행일DATE-
expiry_date만료일DATE-
retention_years보존연한INT-
author_id작성자IDUUID (시스템참조)public.users 참조
reviewer_id검토자IDUUID (시스템참조)public.users 참조
approver_id승인자IDUUID (시스템참조)public.users 참조
department_id부서IDUUID (시스템참조)public.departments 참조
distribution_list배포목록TEXTJSON 배열: 배포 대상 목록
iso_clause_refISO조항참조VARCHAR-
status상태ENUM(초안, 검토중, 승인, 배포, 폐기, 임시보류) *필수-
document_file문서파일TEXT-
supersedes_id대체문서IDUUID (FK)자기참조: qms_document_master
revision_count개정횟수INT (계산)-

문서개정이력 (qms_document_revisions)​

컬럼명한글명타입설명
revision_code개정코드VARCHAR *고유-
document_id문서IDUUID (FK) *필수-
revision_number개정번호INT *필수-
revision_date개정일DATE *필수-
revision_reason개정사유VARCHAR-
change_summary변경요약VARCHAR-
revised_by개정자IDUUID (시스템참조)public.users 참조
approved_by승인자IDUUID (시스템참조)public.users 참조
previous_file이전파일TEXT-