문서관리
이 기능은 무엇인가요?
회사 문서를 폴더별로 체계적으로 관리하고, 버전관리, 권한 설정, 검토/승인, 보관 기한을 관리하는 기능입니다. 그룹웨어의 핵심 기능 중 하나로, 업무 효율성과 협업 생산성을 높여줍니다.
업무 프로세스 개요
포함된 화면
| 순서 | 화면명 | 설명 |
|---|---|---|
| 1 | 문서폴더 | 문서폴더 데이터를 관리합니다 |
| 2 | 문서 | 문서 데이터를 관리합니다 |
| 3 | 문서검토 | 문서검토 데이터를 관리합니다 |
| 4 | 문서 권한 관리 | 문서권한 데이터를 관리합니다 |
| 5 | 보관 문서 | 보관이력 데이터를 관리합니다 |
관련 솔루션 연계
| 연계 솔루션 | 연계 내용 | 방향 |
|---|---|---|
| ERP | 업무 프로세스 연동 | Groupware ↔ ERP |
시작하기
- 폴더 구성: 부서별/업무별 폴더를 생성합니다
- 문서 등록: 문서를 등록하고 권한을 설정합니다
참고: 데이터 관계도
관련 워크플로우
- 문서 검토 시작 (startEvent): -
- 문서 제출 (humanTask): 작성자가 문서를 검토 요청합니다
- 문서 검토 (humanTask): 검토자가 문서를 검토하고 의견을 작성합니다
- 문서 게시 (autoTask): 검토 승인 후 문서를 게시 상태로 변경합니다
- 반려 알림 (autoTask): 작성자에게 반려 사유와 함께 알림을 발송합니다
- 만료 문서 식별 (autoTask): 보존기한이 경과했거나 상태가 오래된 문서를 스캔하여 보관 대상을 식별합니다
- 소유자 보관/연장 결정 (humanTask): 문서 소유자가 보관 확정 또는 보존기간 연장을 선택합니다
- 보관 처리 실행 (autoTask): 확정된 문서를 gw_archive_records에 스냅 샷 저장하고 원본 상태를 보관으로 변경합니다
- 보관 리포트 생성 (autoTask): 월간 보관 처리 결과 리포트를 생성하여 관리자에게 발송합니다
테이블 요약
문서폴더 (gw_doc_folders)
| 컬럼명 | 한글명 | 타입 | 설명 |
|---|---|---|---|
folder_code | 폴더코드 | VARCHAR *필수 *고유 | - |
folder_name | 폴더명 | VARCHAR *필수 | - |
owner_id | 소유자 | UUID (시스템참조) | - |
department_id | 부서 | UUID (시스템참조) | - |
access_level | 접근수준 | ENUM(전체, 부서, 지정) *필수 | - |
is_active | 활성여부 | BOOLEAN | - |
document_count | 문서수 | INT (계산) | - |
문서 (gw_documents)
| 컬럼명 | 한글명 | 타입 | 설명 |
|---|---|---|---|
document_code | 문서코드 | VARCHAR *필수 *고유 | - |
folder_id | 폴더 | UUID (FK) | - |
title | 제목 | VARCHAR *필수 | - |
description | 설명 | TEXT | - |
file_name | 파일명 | VARCHAR | - |
file_url | 파일URL | VARCHAR | - |
file_type | 파일유형 | VARCHAR | - |
file_size_bytes | 파일크기(bytes) | INT | - |
tags | 태그 | TEXT | - |
author_id | 작성자 | UUID (시스템참조) | - |
current_version | 현재버전 | INT | - |
checkout_by | 체크아웃자 | UUID (시스템참조) | - |
checkout_at | 체크아웃일시 | TIMESTAMP | - |
checkout_timeout_hours | 체크아웃타임아웃(시간) | INT | 체크아웃 후 자동 해제까지 시간. 초과 시 자동 체크인 워크플로우 트리거 |
access_level | 접근수준 | ENUM(전체, 부서, 지정) | - |
download_count | 다운로드수 | INT | - |
status | 상태 | ENUM(초안, 게시, 보관, 삭제) *필수 | - |
version_count | 버전수 | INT (계산) | - |
review_count | 검토수 | INT (계산) | - |
문서검토 (gw_doc_reviews)
| 컬럼명 | 한글명 | 타입 | 설명 |
|---|---|---|---|
document_id | 문서 | UUID (FK) *필수 | - |
reviewer_id | 검토자 | UUID (시스템참조) *필수 | - |
review_date | 검토일 | DATE | - |
review_type | 검토유형 | ENUM(검토, 승인, 반려) *필수 | - |
comments | 의견 | TEXT | - |
version_number | 검토버전 | INT | - |
문서권한 (gw_doc_permissions)
| 컬럼명 | 한글명 | 타입 | 설명 |
|---|---|---|---|
document_id | 문서 | UUID (FK) | - |
folder_id | 폴더 | UUID (FK) | - |
grantee_type | 대상유형 | ENUM(사용자, 부서, 전체) *필수 | - |
grantee_id | 대상ID | UUID | - |
permission_level | 권한수준 | ENUM(읽기, 편집, 관리) *필수 | - |
granted_by | 부여자 | UUID (시스템참조) | - |
granted_at | 부여일시 | TIMESTAMP | - |
보관이력 (gw_archive_records)
| 컬럼명 | 한글명 | 타입 | 설명 |
|---|---|---|---|
source_table | 원본테이블 | VARCHAR *필수 | 보관 대상 원본 테이블명 |
source_record_id | 원본레코드ID | UUID *필수 | - |
source_title | 원본제목 | VARCHAR | - |
archive_reason | 보관사유 | ENUM(기간만료, 수동보관, 정책적용, 삭제전보관) *필수 | - |
archived_data | 보관데이터 | JSONB *필수 | 원본 레코드의 전체 스냅샷 |
retention_until | 보존기한 | DATE | 법적 보존 기한 |
archived_by | 보관처리자 | UUID (시스템참조) | - |
archived_at | 보관일시 | TIMESTAMP *필수 | - |
is_restorable | 복원가능여부 | BOOLEAN | - |
업무 자동화
안내
화면에서 데이터를 저장하면 시스템이 관련된 다른 화면의 데이터를 자동으로 갱신합니다.
➡️ 자동 처리
- 새 버전 업로드 → 문서 최신버전 자동 갱신: 새 버전을 업로드하면 문서의 최신버전 정보(버전번호, 파일 URL, 파일크기)가 자동으로 갱신됩니다.
- 버전 삭제 → 최신버전 자동 재계산: 버전을 삭제하면 남아있는 버전 중 최신 버전으로 자동 재계산됩니다.