조직 관리
조직 관리는 시스템을 사용할 사람과 그 사람이 속한 구조를 등록하는 곳입니다. 부서를 만들고, 사원을 초대하고, 누가 어떤 업무를 맡는지 정하면 권한·결재선·알림이 이 정보를 기준으로 움직입니다.
- 회사 정보: 회사명, 업종, 연락처를 입력하고 현재 플랜과 리소스 사용량을 확인합니다.
- 부서 관리: 상위·하위 부서로 조직도를 만들고, 부서별 기본 역할을 정해 둡니다.
- 사원 관리: 이메일로 사원을 초대하거나 직접 등록하고, 부서·역할·상태를 바꿉니다.
- 역할 카탈로그: 결재·업무 흐름에서 사용하는 워크플로 역할을 정의하고 사람에게 할당하며, 부재 시 위임합니다.
조직 관리란?
사이드바 조직 및 보안 → 인력 관리 아래에 사원 관리, 부서 관리, 역할 카탈로그가 있고, 회사 정보는 관리 콘솔의 조직 관리 분류에서 들어갑니다.
처음 시작할 때는 아래 순서를 권장합니다.
- 회사 정보를 먼저 입력합니다.
- 부서를 만듭니다.
- 역할(권한 그룹)을 설정합니다.
- 사원을 초대합니다.
회사 정보
회사명, 도메인, 사업자등록번호, 주소, 전화번호, 회사 설명, 업종을 입력합니다. 여기서 입력한 정보는 문서 양식의 회사정보 요소와 알림에 반영됩니다.
같은 화면의 리소스 사용량에서 현재 플랜, 업로드 파일의 디스크 사용량과 파일 수, 데이터베이스 사용량과 테이블 수, 사용자 수, 프로세스 수, 배포 횟수를 확인합니다.
회사 정보는 관리자만 수정할 수 있습니다. 회사명을 바꾸면 문서와 화면 곳곳에 반영되므로 관련 부서에 미리 알리는 것이 좋습니다.
대표 관리자와 관리자 이관
조직마다 대표 관리자가 한 명 있고, 사원 목록에 대표관리자 표시가 붙습니다. 대표 관리자의 역할은 다른 방법으로 바꿀 수 없고 비활성화할 수도 없습니다. 담당자가 바뀔 때는 관리자 이관을 사용합니다.
- 이관할 사람을 고르고 본인 비밀번호를 다시 입력합니다. 2단계 인증을 사용 중이면 인증 코드도 입력합니다.
- 이관 사유를 남길 수 있고, 이관 전후로 누구의 역할이 어떻게 바뀌는지 미리 보여 줍니다.
- 이관은 되돌릴 수 없으며, 이관 이력에 일시·이전 관리자·새 관리자·사유가 남습니다.
부서 관리
화면 왼쪽에 조직도, 오른쪽에 선택한 부서의 상세 정보가 표시됩니다.
| 기능 | 설명 |
|---|---|
| 부서 추가 | 최상위 부서를 만듭니다 |
| 하위 부서 추가 | 선택한 부서 아래에 부서를 만듭니다. 예: 생산본부 아래 생산1팀, 생산2팀 |
| 부서 수정 | 부서명, 상위 부서, 정렬 순서를 바꿉니다 |
| 부서 삭제 | 하위 부서나 소속 사원이 있으면 삭제되지 않습니다 |
| 소속 사원 | 부서에 속한 사원 목록과 관리자 표시를 보여 줍니다 |
조직도는 펼치기·접기로 계층을 정리해 볼 수 있습니다. 부서 상태는 활성, 비활성, 정지로 표시됩니다.
기본 역할 프리셋
부서마다 기본 역할 프리셋을 정할 수 있습니다. 이 부서에 사원을 배정하면 프리셋에 등록한 역할이 자동으로 부여됩니다. 프리셋을 나중에 만들었다면 기존 멤버에 프리셋 일괄 적용으로 이미 소속된 사원 전원에게 한 번에 부여합니다.
사원 관리
사원 목록에는 이름, 이메일, 부서, 역할, 상태, 마지막 로그인이 표시됩니다. 이름·이메일 검색과 부서·역할·상태 필터로 찾습니다.
사원 등록
| 방법 | 동작 |
|---|---|
| 초대하기 | 이메일, 역할, 부서를 지정해 초대 메일을 보냅니다. 받은 사람이 메일의 링크로 가입합니다 |
| 사원 추가 | 이름, 이메일, 8자 이상 비밀번호, 부서, 역할을 직접 입력해 등록합니다 |
보낸 초대는 대기 중인 초대 목록에 이메일, 상태, 초대일, 만료일과 함께 남고, 여기서 재발송하거나 취소합니다.
사원별 작업
- 정보 수정: 이름 등 기본 정보를 고칩니다.
- 부서 변경 / 역할 변경: 현재 값을 보여 주고 새 값을 고르게 합니다.
- 활성화 / 비활성화: 계정 사용을 멈추거나 다시 허용합니다.
- 비밀번호 초기화: 사용자에게 비밀번호 재설정 이메일을 보냅니다.
일괄 작업
여러 사원을 선택하면 일괄 작업 막대가 나타납니다.
- 역할 일괄 부여: 솔루션을 고른 뒤 워크플로 역할을 선택해 여러 명에게 한 번에 부여합니다. 이미 가진 역할은 건너뛰도록 설정할 수 있고, 결과로 부여 건수와 건너뛴 건수를 알려 줍니다.
- 일괄 비활성화: 선택한 사원을 한 번에 비활성화합니다.
구성원 상세
사원을 누르면 상세 창이 열리고 워크플로우 역할 영역에서 솔루션과 역할을 골라 추가하거나 제거하고, 여러 역할 가운데 대표 역할(주담당)을 지정합니다. 부서 기본 역할로 받은 것과 수동으로 받은 것이 구분되어 표시됩니다.
역할 카탈로그
역할 카탈로그는 결재선과 업무 흐름에 등장하는 워크플로 역할을 관리합니다. 화면 접근 권한을 정하는 권한 관리의 역할과는 목적이 다릅니다. 권한 역할이 "무엇을 볼 수 있는가"라면, 워크플로 역할은 "이 결재는 누가 처리하는가"를 정합니다.
| 탭 | 하는 일 |
|---|---|
| 역할 관리 | 역할 추가·수정·삭제, 활성·비활성 전환, 솔루션 필터, 할당된 사용자 보기 |
| 사용자-역할 매핑 | 왼쪽에서 사용자를 고르고 역할을 할당합니다. 유효 기간을 선택적으로 지정하고 주담당·보조를 구분합니다 |
| 위임 관리 | 위임할 역할, 위임자(기존 담당자), 수임자(대리 수행자), 위임 기간, 사유를 등록하고 필요하면 취소합니다 |
역할 관리 탭에서는 솔루션 기본 역할 가져오기로 솔루션이 제공하는 기본 역할을 불러오고, 공장 규모 프리셋으로 규모에 맞는 역할 묶음을 활성화·비활성화할 수 있습니다. 시스템 역할은 삭제할 수 없고, 역할을 비활성화하면 그 역할의 워크플로 할당이 중단됩니다.
사용 흐름
신규 공장 구성원을 등록하는 예시입니다.
- 부서 만들기: 부서 관리에서 "생산본부"를 만들고 하위에 "생산1팀"을 추가합니다.
- 기본 역할 프리셋 지정: 생산1팀의 기본 역할 프리셋에 생산 담당 역할을 등록합니다.
- 사원 초대: 사원 관리에서 초대하기를 누르고 이메일, 역할, 부서(생산1팀)를 지정합니다.
- 가입 확인: 초대받은 사람이 가입을 마쳤는지 사원 목록에서 확인하고, 메일을 받지 못했다면 대기 중인 초대에서 재발송합니다.
- 워크플로 역할 확인: 구성원 상세에서 부서 기본 역할이 붙었는지 확인하고, 필요하면 주담당을 지정합니다.
- 휴가 대비 위임: 담당자가 자리를 비우는 기간에는 역할 카탈로그의 위임 관리에서 대리 수행자를 등 록합니다.
실무 팁
사원을 초대하기 전에 부서별 기본 역할 프리셋을 정해 두면, 배정만으로 필요한 역할이 자동으로 붙어 누락이 줄어듭니다.
비활성화하면 로그인만 막히고 그 사람이 남긴 데이터와 변경 이력은 그대로 남습니다.
대표 관리자가 바뀔 예정이면 담당자가 있을 때 관리자 이관을 마쳐 두세요. 이관에는 현재 대표 관리자의 비밀번호 확인이 필요합니다.