문서 템플릿
문서 템플릿은 출력하고 보관할 업무 문서의 양식을 만드는 전자문서 빌더입니다. 표, 바코드, 서명, 직인 같은 블록을 용지 위에 끌어다 놓으면 회사 양식이 완성되고, 변수 자리에는 문서를 만들 때 실제 값이 채워집니다.
- 양식 갤러리: 구매주문서, 거래명세서, 품질검사보고서, 작업지시서 같은 기본 양식을 카테고리별로 찾아 열고 복제합니다.
- 블록 편집기: 텍스트, 표, 키-값 쌍, 바코드, QR코드, 이미지, 서명, 직인, 2~4단 레이아웃을 끌어다 놓습니다.
- 용지와 보안등급: A4·A5·Letter·라벨 용지, 가로·세로 방향, 공개·내부·대외비·극비 보안등급을 정합니다.
- 변수 치환: 작업자명, 날짜 같은 변수를 넣으면 문서를 만들 때 실제 값으로 바뀝니다.
- 자동 저장과 미리보기: 편집하면 잠시 뒤 자동으로 저장되고, 미리보기에서 바로 인쇄합니다.
문서 템플릿이란?
제조 현장에는 작업지시서, 품질보고서, 구매주문서처럼 매일 출력하는 문서가 많습니다. 문서 템플릿은 이런 문서의 틀을 관리합니다. 틀은 한 번 만들어 두고, 실제 문서는 업무 데이터로 채워 만듭니다.
사이드바 설계 스튜디오 → 문서 양식에서 엽니다.
양식 갤러리
첫 화면은 양식 카드 목록입니다. 카드마다 양식 이름, 용지 크기와 방향, 마지막 수정 시각이 표시되고, 기본 제공 양식에는 시스템 표시가 붙습니다.
- 검색: 양식 이름으로 찾습니다.
- 카테고리 필터: 구매주문서, 거래명세서, 품질검사보고서, 작업지시서, 배송라벨, 납품서, 검사보고서, 포장명세서, 인증서처럼 문서 종류별로 좁히고, MES·ERP·QMS·WMS 같은 솔루션별 분류로도 고릅니다.
- 열기 / 복제 / 삭제: 카드 메뉴에서 처리합니다. 삭제는 되돌릴 수 없으므로 확인 창이 한 번 더 뜹니다.
- 새 양식 만들기: 빈 문서에서 시작하거나, 준비된 프리셋 양식을 골라 시작합니다.
기본 제공 시스템 양식은 직접 수정할 수 없습니다. 목록에서 복제한 뒤 복사본을 회사에 맞게 고칩니다.
편집 화면
편집 화면은 왼쪽 블록 팔레트, 가운데 용지 캔버스, 오른쪽 속성 편집기, 위쪽 툴바로 구성됩니다.
블록 팔레트
| 분류 | 블록 |
|---|---|
| 기본 | 텍스트, 제목, 구분선, 여백 |
| 데이터 | 표, 키-값 쌍, 바코드, QR코드 |
| 서식 | 이미지, 서명, 직인, 체크박스 |
| 레이아웃 | 2단, 3단, 4단 |
블록을 용지 위로 끌어다 놓으면 행이 만들어지고, 단 레이아웃 안에 다른 블록을 넣어 가로로 나란히 배치합니다.
속성 편집기
블록을 선택하면 오른쪽에서 속성을 고칩니다.
- 레이아웃: 열 너비, 최소 높이, 위치 잠금
- 스타일: 글꼴(고딕·명조·고정폭), 글꼴 크기, 굵기, 정렬, 글자색, 배경색, 테두리 색상과 모양(실선·점선·도트), 투명도
- 블록별 속성: 제목 레벨(H1·H2), 표의 행 수, 키-값의 항목명과 값, 이미지 주소와 대체 텍스트, 날짜 포맷과 현재 날짜 사용 여부 등
툴바
| 기능 | 설명 |
|---|---|
| 양식 이름 | 툴바에서 바로 고칩니다 |
| 용지와 방향 | A4(210×297mm), A5(148×210mm), Letter(216×279mm), 라벨(100×150mm), 가로·세로 |
| 보안등급 | 공개, 내부, 대외비, 극비. 머리글에 등급이 표시됩니다 |
| 확대·축소 | 축소, 확대, 화면에 맞춤 |
| 실행취소 / 다시실행 | 편집 작업을 되돌립니다 |
| 위치 잠금 / 복제 / 삭제 | 선택한 블록에 적용합니다 |
| 결재 양식 | 양식을 전자결재 양식으로 내보냅니다 |
| 미리보기 / 저장 | 출력 모양 확인과 저장 |
내용이 용지 한 장 높이를 넘으면 캔버스에 페이지 한계선과 넘친 길이(mm)가 표시됩니다. 출력 전에 넘친 부분을 줄이거나 블록을 정리하세요.
머리글과 바닥글
머리글에는 회사명, 문서번호, 보안등급, 날짜, 작성자가 들어가고, 바닥글에는 회사 로고, 회사명, 사업자번호, 주소, 페이지 번호가 들어갑니다. 회사 정보는 조직 관리의 회사 정보 설정에서 자동으로 불러옵니다.
변수 치환
본문에 {작업자명}, {날짜} 같은 변수를 넣으면 문서를 만들 때 실제 값으로 자동 대체됩니다. 같은 작업지시서 양식 하나로 작업자와 날짜만 다른 문서를 계속 만들 수 있습니다.
결재 양식으로 내보내기
툴바의 결재 양식을 누르면 지금 양식을 전자결재에서 사용할 양식으로 내보냅니다.
- 양식 코드와 양식명을 입력합니다.
- 카테고리(일반, 인사, 경비, 구매, 안전 등)를 고르고 설명을 적습니다.
- 양식에서 추출된 입력 필드 목록(필드명, 타입, 필수 여부)을 확인하고 내보냅니다.
사용 흐름
회사 작업지시서 양식을 만드는 예시입니다.
- 양식 고르기: 갤러리에서 카테고리를 작업지시서로 걸러 기본 양식을 찾습니다.
- 복제: 시스템 양식이면 복제해서 회사용 사본을 만듭니다.
- 용지 설정: 툴바에서 A4, 세로, 보안등급 "내부"를 고릅니다.
- 블록 배치: 제목, 키-값 쌍(지시번호·품목·수량), 표(공정별 작업 내용), 바코드, 서명 블록을 놓습니다.
- 변수 넣기: 작업자 이름과 날짜 자리에 변수를 넣습니다.
- 미리보기와 인쇄: 미리보기에서 한 장에 맞는지 확인하고 인쇄 버튼으로 출력해 봅니다.
편집 중에는 변경 후 약 3초가 지나면 자동으로 저장됩니다. 시스템 양식은 자동 저장되지 않습니다.
실무 팁
작업지시서와 배송라벨에 바코드나 QR코드를 넣어 두면 현장에서 종이 문서의 번호를 손으로 옮겨 적지 않고 스캐너로 읽을 수 있습니다.
배송라벨은 라벨(100×150mm) 용지를 먼저 고른 뒤 블록을 배치해야 넘침 없이 맞춥니다.
단가나 거래처 정보가 들어가는 문서는 대외비 이상으로 지정하면 출력물 머리글에 등급이 표시되어 취급 주의를 알릴 수 있습니다.