구매발주 관리
개요
이 화면은 무엇인가요? 승인된 구매요청을 기반으로 공급업체에 발주서를 생성하고, 발주 승인 → 발주 확정 → 입고 완료까지 조달 프로세스를 추적하는 구매 업무의 핵심 화면입니다.
누가 사용하나요?
- 📋 구매 담당자: 발주서 작성, 업체 선정, 발주 진행
- 📋 구매 관리자: 발주 승인 및 단가 검토
- 💰 재무 담당자: 발주 금액 확인, 매입채무 연계
언제 사용하나요?
- 승인된 구매요청을 기반으로 발주서를 생성할 때
- 포 괄계약이나 단가계약에 따라 정기 발주를 진행할 때
- 발주 진행 상태를 추적하고 납기를 관리할 때
- 발주 내용을 변경하거나 취소해야 할 때
주요 기능
1. 발주서 작성
무엇을 하나요?: 공급업체에 보낼 발주서를 작성합니다.
어떻게 사용하나요?:
- 신규 등록 버튼을 선택합니다
- 거래처(공급업체)를 선택합니다
- 연결할 구매요청이 있으면 선택합니다 (품목 정보가 자동 입력됩니다)
- 발주일과 납기일을 입력합니다
- 하단 발주항목에 품목, 수량, 단가를 입력합니다
- 통화와 결제조건을 지정합니다
- 저장하면 발주번호가 자동 채번됩니다 (PO-YYYY-NNNN)
💡 팁: 포괄계약이나 단가계약이 있다면 계약ID를 연결하여 합의된 단가를 자동으로 적용할 수 있습니다. 해외 구매의 경우 통화와 환율을 반드시 입력하세요.
2. 발주 승인 및 확정
무엇을 하나요?: 작성된 발주서를 검토하고 공급업체에 발주를 확정합니다.
어떻게 사용하나요?:
- 상태를 승인대기로 변경하여 승인 요청합니다
- 구매 관리자가 단가, 업체, 납기를 검토합니다
- 승인 후 상태를 발주로 변경하면 공급업체에 발주가 확정됩니다
- 발주서 첨부 파일(PDF 등)을 업체에 전송합니다
3. 입고 진행 추적
무엇을 하나요?: 발주한 자재의 입고 진행 상태를 추적합니다.
어떻게 사용하나요?:
- 발주 상태의 건 중 납기가 다가오는 건을 확인합니다
- 자재가 도착하면 상태가 자동으로 입고중으로 변경됩니다
- 모든 품목이 입고 완료되면 완료 상태로 변경됩니다
업무 흐름에서의 위치
| 연결 화면 | 관계 | 설명 |
|---|---|---|
| 구매요청 관리 | 구매요청 → 발주 | 승인된 요청을 기반으로 발주합니다 |
| 구매발주항목 관리 | 발주 → 발주항목 | 발주별 품목 상세를 관리합니다 |
| 입고 관리 | 발주 → 입고 | 발주 기반으로 입고를 처리합니다 |
| 3-Way 매칭 검증 | 발주 → 매칭 | 발주금액과 입고/송장 금액을 검증합니다 |
| 발주변경 이력 | 발주 → 변경이력 | 발주 수정 내역을 추적합니다 |
| 지급일정 관리 | 발주 → 지급일정 | 발주별 대금 지급 일정을 관리합니다 |
입력 항목 가이드
| 항목 | 설명 | 입력 방법 | 예시 |
|---|---|---|---|
| 발주번호 | 발주 고유 번호 | 자동 채번 (PO-YYYY-NNNN) | PO-2026-0001 |
| 거래처 | 발주 대상 공급업체 | 거래처 마스터에서 선택 | (주)한국소재 |
| 발주일 | 발주서 작성일 | 날짜 선택 | 2026-03-17 |
| 납기일 | 자재 납품 요청일 | 날짜 선택 | 2026-04-01 |
| 통화 | 결제 통화 | KRW/USD/EUR/JPY/CNY 선택 | KRW |
| 환율 | 외화 환산 환율 | 숫자 입력 (외화인 경우) | 1,350.00 |
| 결제조건 | 대금 지급 조건 | 직접 입력 | 월말 60일 |
| 구매요청 | 연결할 구매요청 | 구매요청 목록에서 선택 (선택사항) | PR-2026-0005 |
| 계약 | 연결할 포괄계약/단가계약 | 계약 목록에서 선택 (선택사항) | CT-2026-001 |
| 납품주소 | 자재 납품 장소 | 직접 입력 | 공장 자재 입고장 |
| 승인자 | 발주 승인 담당자 | 사용자 목록에서 선택 | 이구매팀장 |
| 비고 | 특이사항 메모 | 직접 입력 | 긴급 납품 요청 |
| 발주서 첨부 | 발주서 PDF 등 | 파일 첨부 | 발주서_PO-2026-0001.pdf |
자동 계산 항목
| 항목 | 계산 방식 |
|---|---|
| 합계금액 | 발주항목의 금액 합계 (SUM) |
| 부가세액 | 합계금액 x 10% |
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 발주 후 수량이나 단가를 변경할 수 있나요?
A. " 발주" 상태 이후에는 직접 수정이 제한됩니다. 변경이 필요한 경우 발주변경 프로세스를 통해 진행하며, 모든 변경 내역은 발주변경 이력 화면에 자동으로 기록됩니다. 변경 사유와 승인자 정보도 함께 관리됩니다.
Q. 하나의 구매요청에서 여러 업체에 발주할 수 있나요?
A. 네, 가능합니다. 하나의 구매요청에 여러 품목이 있을 때, 각 품목별로 다른 공급업체에 별도 발주서를 생성할 수 있습니다. 단가비교 상세 화면에서 업체별 단가를 비교한 후 최적의 업체를 선정하세요.
Q. 3-Way 매칭이란 무엇인가요?
A. 발주 금액(PO), 입고 금액(GR), 송장 금액(IV) 세 가지를 대조하여 일치 여부를 검증하는 절차입니다. 금액이 불일치하면 매입채무 생성이 차단되어, 과대 지급이나 부정 거래를 방지합니다. 허용 오차율 내의 차이는 자동 승인됩니다.
실무 시나리오
시나리오: 포괄계약 기반 정기 발주
매월 초 (주)한국소재와의 포괄계약에 따라 알루미늄 판재 10톤을 정기 발주합니다. 포괄계약 단가가 적용되어야 합니다.
- 구매발주 관리 화면에서 신규 등록을 선택합니다
- 거래처 "(주)한국소재"를 선택합니다
- 계약ID에서 해당 포괄계약(BPO-2026-001)을 연결합니다
- 발주항목에 "알루미늄 판재 3mm" 10,000kg, 포괄계약 단가가 자동 적용됩니다
- 납기일을 15일 후로 설정하고, 결제조건 "월말 60일"을 입력합니다
- 저장 후 승인 요청 → 승인 → 발주 확정 순으로 진행합니다
- 발주서 PDF를 첨부하고 업체에 전송합니다
- 납기일에 자재가 도착하면 입고 관리에서 입고 처리합니다
참고: 데이터 구조
📋 기술 참고 정보 (개발자/관리자용)
테이블 정보
- 테이블명:
purchase_orders - 자동 채번: 접두어
PO, yearly 리셋 - 테이블 특성: 사용자 연결, 부서 연결, 감사 추적, 인쇄 기능
상태 흐름
작성 → 승인대기 → 승인 → 발주 → 입고중 → 완료 작성 → 취소 승인대기 → 작성 (반려 시)
데이터 관계
폼 구성
발주정보: 발주번호(읽기전용), 거래처ID(필수), 계약ID, 구매요청ID, 발주일(필수), 납기일(필수), 상태
금액: 합계금액(읽기전용), 부가세액(읽기전용), 통화, 환율, 결제조건
승인/비고: 승인자ID, 비고, 발주서 첨부
서브테이블: 발주항목 (purchase_order_items, FK: po_id) - 행 추가/삭제 가능